Hva er riktig møteetikette? Hvor lenge skal et møte vare, og hvor mange deltakere bør det være? Er det lov å gå på do? Er det lov å ta med telefonen? De sosiale normene for møtevirksomhet er ulike fra bedrift til bedrift, men likevel er det mange fellesnevnere man bør merke seg for å skape en god møtekultur på arbeidsplassen.
Uansett om man har en formell eller uformell tone på kontoret har man mye igjen for å samles om felles retningslinjer for hvordan møtene skal foregå. Diskusjoner uten konklusjoner er store, griske tidstyver som man fint klarer seg uten. Så hva er oppskriften på et fruktbart møte som involverer og engasjerer alle rundt bordet?
Først; møt opp presis og vær forberedt slik at du ikke selv blir en tids-tyv. Gode forberedelser er nøkkelen til et godt utbytte. Og selvsagt sjekker du at alt er på plass i møterommet før møtet starter.
- Tydelig agenda med klare punkter og formål
- Definerte spilleregler innen møteetikken
- Tenk over hvem som bør delta i møtet
- Involver og ansvarliggjør deltakerne
- Bevisst og variert metodebruk
- Klare beslutninger og god oppfølging
- En dyktig og strukturert møteleder
- Og ikke minst en god oppsummering med ansvarsfordeling og tidsplan
Fokus på hovedmålet
Et møte bør alltid først og fremst ha et hovedmål, det skal tross alt være en nytteverdi i å stjele ansatte vekk fra kontorstolen opptil flere ganger i uken. En god møteleder sørger for aktiv deltakelse for alle involverte slik at alle stiller forberedt og engasjert i det som skal opp til diskusjon. Videre skal møtelederen sørge for at alle holder seg til saken, at tiden ikke løper avgårde og at en strukturert diskusjon ender opp i en konklusjon som alle parter kan forholde seg til.
Riktig brukt arbeidskraft
Forskning viser at for en typisk norsk arbeidstaker, er over 50 % av møtetiden bortkastet tid. Det betyr at mye verdifull tid på kontoret byttes ut med uproduktive møter, noe som igjen gjør at bedriften taper både tid og penger. For mange og for lange møter er unødvendig bruk av ansatte, kutt derfor ut all informasjon som tar fokus bort fra hovedmålet.
Hit vil vi, dit skal vi
Det er sammen vi er best. Vi må bare settes sammen på riktig måte og styres på samme vei mot et felles mål først. Slik oppnår vi det gode jobbmøtet.
De største tidstyvene
Møterommet er ikke klart til bruk. Fjernkontrollen ligger ikke på plass, det er søppel og kopper utover, og kabler ligger og slenger… Kjenner du deg igjen? Det er ditt ansvar – vær forberedt, men vær også den som rydder etter deg. Ikke noe er verre enn at møtet ikke starter når det skal på grunn av den tekniske installasjonen – man vet ikke hvilken kabel som går til hva, fjernkontrollen er uten batteri, ingenting er merket så vi får prøve og feile… tiden går. Den tekniske løsningen skal være hensiktsmessig og hjelpe møtet – ikke ødelegge det. Det finnes gode løsninger.
Samhandling
Et bra møte krever engasjerte og ikke passive møtedeltagere. Ved å la alle få muligheten til å vise sitt eget innhold fra sin pc, nettbrett ol. på skjermen som alle kan se, blir personene mer aktive og deltagende. Tradisjonelt er det en møteleder som bruker sin pc mens de andre kan blir passive tilskuere. Innspill fra andres dokumenter, bilder ol. samtidig har tidligere ikke vært mulig. Nå finnes det flere løsninger som nettopp lar flere personer vise sitt innhold samtidig. I tillegg kan man la de andre møtedeltagerne aktivt samhandle og dele hverandres dokumenter. På den måten blir alle mer delaktige og engasjerte.
